Layanan Ini Bikin Mudah Pengiriman Undangan dan Kelola Absensi

Jatim – Perkembangan zaman meniscayakan digitalisasi. Efesiensi dan efektivitas adalah tujuannya. Termasuk digitalisasi dalam hal penyelenggaraan sebuah acara. Nah, menyambut itu, Pentamoo menyediakan solusi digital yang membuat pengelolaan tamu undangan menjadi lebih efektif.

Kendati terkesan urusan sepele, harus diakui, tantangan dalam penyelenggaraan acara ialah pengelolaan tamu undangan. Baik acara personal seperti nikahan dan ulang tahun hingga acara bisnis, pengelolaan tamu sebelum, saat, dan setelah acara menjadi faktor penentu kesuksesan acara.

Banyak hal harus dilakukan dalam pengelolaan tamu undangan, seperti mengelola RSVP dan registrasi tamu, membuat dan mengirim undangan, hingga pencatatan kehadiran. Semua ini umumnya dilakukan secara manual, sehingga memakan waktu, tenaga, dan biaya yang besar.

Pentamoo menangkap peluang itu. Sejak didirikan di tahun 2019, Pentamoo telah membantu lebih dari 1000 acara berskala kecil hingga besar, dengan jumlah tamu undangan mencapai ribuan. Beberapa di antaranya ialah Ideacloud tahun 2020, Westin Wedding Fair 2023, dan berbagai acara bank besar seperti Bank Jatim dan Bank Indonesia.

“Layanan Pentamoo telah digunakan berbagai orang dan perusahaan di kota-kota besar di Indonesia, seperti Surabaya, Semarang, Denpasar, dan Jakarta,” kata pendiri Pentamoo, Jimmy Kurniawan, dalam keterangan tertulis diterima Viva Jatim, Senin, 10 April 2023.

Dengan layanan undangan digital dan RSVP melalui Whatsapp ataupun website hingga registrasi tamu, Pentamoo menghemat waktu untuk mengundang keluarga, teman serta kerabat dan proses registrasi saat acara.

Sistem RSVP yang terintegrasi dengan WhatsApp membuat tamu undangan bisa mendapatkan notifikasi pengingat dan kode QR untuk registrasi kehadiran pada saat kegiatan berlangsung. Hal ini memudahkan tamu undangan dalam membaca undangan serta registrasi di tempat.

“Ada permasalahan yang kami lihat dalam proses mengatur tamu dari sebelum, saat, dan sesudah acara yang sebenarnya dapat diatasi dengan teknologi. Sehingga kami membuat inovasi yaitu Pentamoo untuk membantu acara lebih lancar,” ujar Jimmy.

Menggunakan layanan Pentamoo juga terbilang cukup mudah. Penyelenggara cukup memberikan informasi tamu pada Pentamoo dan nantinya Pentamoo akan mengotomasi proses RSVP tersebut melalui WhatsApp.

Selain RSVP, buku tamu digital dari Pentamoo juga dapat membantu pendataan pada saat kegiatan. Tamu cukup melakukan registrasi dengan kode QR pada aplikasi Pentamoo dan datanya akan langsung dapat dilihat oleh penyelenggara.

 “Dengan Pentamoo, penyelenggara bisa lebih efektif, cepat, dan tepat dalam menyelenggarakan acara. Tamu undangan juga akan mendapat kesan eksklusif karena undangan yang diberikan bersifat personal. Kami sediakan juga laporan konfirmasi dan kehadiran tamu di web untuk penyelenggara acara,” kata Jimmy.